Gastos de negocio que son deducibles de impuestos

Para que un costo del negocio sea deducible en tu declaración, la ley fija una regla central: el gasto debe ser ordinario y necesario.

• Un gasto ordinario es común y aceptado en tu rubro o industria.
• Un gasto necesario es útil y apropiado para tu negocio (no tiene que ser indispensable).

Si un gasto es en parte de negocio y en parte personal, debes dividirlo —la parte personal nunca es deducible—. Estas son las principales categorías.

1. Costos y beneficios de empleados

• Pago: sueldos, salarios, comisiones y bonos por servicios reales (deben ser razonables). No puedes deducir tu propio salario ni tus retiros personales.
• Prestaciones: planes de salud y accidentes, ayuda educativa y de adopción, seguro de vida grupal.
• Planes de pensión: aportes a planes de retiro o de reparto de utilidades de empleados (SEP, SIMPLE).
• Trabajo por contrato: pagos a contratistas independientes por sus servicios.

2. Vehículo y transporte

Si usas tu auto o camioneta para el negocio, puedes deducir los costos de operación y mantenimiento por uno de dos métodos:

• Tarifa estándar por milla: una tarifa fija por milla de negocio (por ejemplo, 67¢/milla en 2024 y 70¢/milla en 2025 —confirma siempre la tarifa del año vigente—). Elígela el primer año en que el vehículo se usa para el negocio.
• Gastos reales: gasolina, aceite, reparaciones, llantas, seguro, registro y depreciación.

El trayecto de casa a tu lugar de trabajo habitual (commuting) es personal y no deducible. Los peajes y el estacionamiento del negocio se deducen aparte. Ver cómo se dividen las millas entre negocio y uso personal.

3. Viajes y comidas

• Viajes de negocio fuera de tu domicilio fiscal que requieren pernoctar: vuelos, taxis, equipaje, alojamiento, llamadas de negocio, lavandería.
• Comidas de negocio: en general 50% deducibles cuando es con un cliente o contacto de negocio, o durante un viaje. No lujosas; tú o un empleado deben estar presentes.

4. Uso comercial del hogar

Si usas parte de tu casa de forma exclusiva y regular como tu principal lugar de negocio o para atender clientes, puedes deducir una parte de la hipoteca/renta, impuestos, seguro y servicios —por el método regular (porcentaje de la casa usado) o el simplificado ($5/pie², hasta 300 pies²). Ver cómo se calcula la deducción de oficina en casa.

5. Operación, seguros e impuestos

• Renta/arrendamiento de equipo, vehículos o propiedad del negocio.
• Seguros: incendio, robo, inundación, responsabilidad, mala praxis, compensación laboral, interrupción del negocio.
• Impuestos y licencias: impuesto estatal sobre ingresos brutos, impuesto predial, impuestos de nómina del empleador.
• Servicios del local del negocio (si trabajas desde casa, no puedes deducir la línea telefónica residencial base, pero sí los cargos extra de negocio).

6. Honorarios profesionales e intereses

• Servicios legales y profesionales relacionados directamente con el negocio (contadores, abogados, preparación de impuestos).
• Intereses de deudas del negocio (préstamos, tarjetas de crédito empresariales). Los intereses de préstamos personales no son deducibles.

7. Compras de capital, depreciación y deudas incobrables

• Depreciación: los activos que duran más de un año (edificios, maquinaria, muebles) se recuperan con el tiempo (MACRS) o se deducen bajo la Sección 179. Ver la guía de depreciación y Sección 179.
• Puerto seguro de minimis: puedes registrar como gasto artículos de hasta $2,500 por artículo/factura ($5,000 con estados financieros aplicables).
• Deudas incobrables: si no puedes cobrar un dinero que te deben, puedes reclamar una deducción —solo si antes se incluyó en el ingreso.

Gastos no deducibles

La responsabilidad de probar una deducción es totalmente tuya: guarda recibos, facturas y cheques cancelados, y para viajes, comidas, regalos y uso del vehículo lleva registros detallados (las estimaciones no valen). Ver carga de la prueba y registros.