La carga de la prueba
La responsabilidad de justificar las entradas, deducciones y reclamos de tu declaración se llama carga de la prueba. Para que el IRS permita una deducción, tienes que poder respaldarla —normalmente con registros adecuados y evidencia documental (recibos, cheques cancelados, facturas)—. Se exige evidencia extra y más detallada para viajes, comidas, regalos y uso comercial del vehículo.
Por qué importan los buenos registros
Además de ser un requisito legal, unos registros bien organizados te permiten monitorear tu negocio, preparar estados financieros precisos, distinguir el ingreso gravable del no gravable, capturar cada gasto deducible, seguir la "base" de tus activos y responder rápido si revisan tu declaración.
Tu sistema de registros
La ley no exige un sistema específico —manual o electrónico— siempre que refleje con claridad tus ingresos, gastos, deducciones y créditos. Un buen sistema resume las transacciones (un diario donde se registra cada operación y un libro mayor que organiza los totales en cuentas). Si usas software contable o de punto de venta, las mismas reglas de los registros en papel aplican a los electrónicos.
Documentos que debes guardar
- Ingreso bruto: cintas de caja, registros de depósitos (efectivo y crédito), talonarios de recibos, facturas, Formularios 1099 recibidos.
- Compras y gastos: identifica al beneficiario, el monto, el comprobante de pago, la fecha y una descripción. Guarda cheques cancelados, recibos, estados de cuenta de tarjeta y facturas.
- Activos del negocio: facturas/actas de cierre que muestren cuándo y cómo los adquiriste, el precio, las mejoras, la Sección 179 o depreciación reclamada y —al venderlos— la fecha, el precio y los gastos de venta.
Registros de nómina
Si tienes empleados, guarda todos los registros de impuestos de nómina al menos 4 años después de que venza la declaración o se pague el impuesto, lo que ocurra después —EIN; nombres, direcciones, SSN y fechas de empleo; salarios y fechas; propinas; W-4; W-2 devueltos; y confirmaciones de depósito/presentación.
Cuánto tiempo conservar los registros
Conserva los registros de una propiedad hasta que venza el plazo de prescripción del año en que la vendes en una transacción gravable. Y antes de tirar algo, revisa si tu aseguradora o un acreedor te exige guardarlo más tiempo.
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